房地产档案管理信息化建设策略

　日期：2021-11-02 15:18:03 阅读次数：

摘要：在科技进步的引领下，大数据和互联网呈现出更强的发展趋势，社会迈进了信息时代。而随着城镇化进程的推进，房地产产业获得了空前的发展契机。房地产档案管理工作因此而开始受到重视，灵活运用信息技术，把信息化建设作为今后重点发展方向。文章将房地产产业发展实际为依托，对房地产档案管理信息化建设的现实意义进行论述，而后针对影响房地产档案管理信息化建设的因素，提出了几点改进措施，希望可以提高房地产档案管理水平，为档案应有作用的充分发挥营造良好环境。
关键词：房地产产业；档案管理；信息化建设

房地产产业在社会发展中占据着重要地位，房地产档案的作用就跃然纸上。房地产档案是在房地产产业有关业务操作中，关于房产等级、房屋改造和买卖、地产交易等项目，经过规定的收集和管理流程，形成对行业及社会发展有利的资料信息，呈现形式大多是文字、图纸及照片等。正因如此，房地产档案是房产登记管理的重要前提和依据。采用信息技术，可以确保房地产档案管理模式与时俱进，保证档案管理的质量及效率，同时满足社会发展的需求。显而易见，档案管理信息化建设成为了新时期房地产产业实现可持续发展的关键因素。
一、房地产档案管理信息化建设具有的意义
（一）对保证房地产产业可持续发展有益
房地产交易法律法规是非常严格的，且内容较为复杂，使得房地产档案管理工作难度加大。若不能科学有效地进行档案管理工作，就无法确保房地产产业交易与商业活动^[1]。因此，促使房地产档案管理信息化建设，能够不断提高档案的形成、管理及调用效率，达到房地产商业活动对档案资料的客观要求。
（二）为解决房地产纠纷问题提供依据
档案信息化建设是依靠信息技术进行保管，当出现纠纷时，有关部门只需登录档案库，把电子档案发送至申诉方的电子设备上就行。对比调用纸质档案，可以有效提高档案调动效率与使用过程的安全性。并且不同于纸质档案，电子档案相关内容可以及时更新和完整记录，作为解决纠纷依据要比纸质档案更加可靠^[1]。
（三）对提高房地产档案管理的安全性有益
值得注意的是，房地产档案和其他档案一样，保存年限较长，一些还是永久性的。相对比普通档案，其查询与使用频率更高，这也对房地产档案管理的安全性提出了更高的要求。一来，频繁的查询与使用会使纸质档案损耗，致使纸质档案保存难度提高，二来，纸质档案由于材质问题而比较脆弱，需要有较大的存储空间，并且对保存环境有较高要求，若出现火灾等问题，将造成无法弥补的后果^[2]。因此，对房地产档案管理信息化建设，可有效提高房地产档案的安全性。
二、房地产档案管理信息化建设的主要影响因素
（一）不够重视档案信息化建设
档案管理工作也是房地产企业管理工作的一项重要内容。然而房地产企业档案管理部门对档案资源宣传力度不足，致使一些工作人员的档案意识薄弱，存在重建设而轻档案的现象。一些管理人员觉得档案管理工作无非是记录、保管及借阅等，和房地产企业的直接效益没有直接关系。时间一长，就使得档案管理人员对工作懈怠，大幅度降低了档案管理效率。并且不够重视档案资料的收集工作，案卷管理科学性与规范性不足^[2]。
（二）缺少制度保障
当前一些房地产企业还没有制定针对档案收集和管理的制度，很少涉及档案管理信息化建设内容。一些房地产企业规范制度只有大概框架，或者因为政策水平的差异而存在较大不同。还要一些房地产企业并未针对档案管理信息化建设加大资金投入，致使档案管理信息化建设缺少必备的设备^[3]。
（三）档案管理平台分散且运营低效
当前许多房地产都有各自的档案登记管理系统，然而这种分散化管理对信息管理的统一不利，并使得一些审批与审查步骤相对繁琐，大幅度降低了档案管理效率。
三、加强房地产档案管理信息化建设的措施
（一）提高对档案管理信息化建设的重视程度
为进一步提高房地产档案管理信息化建设程度，建设并优化网络信息化办公环境，必须要对房地产档案管理信息化建设提高重视程度，认识到档案管理信息化建设的重要性，端正档案管理态度，营造良好的意识形态与环境，并为档案管理部门配备配套的硬件、软件及人才，创造良好的态势^[3]。
（二）健全房地产档案管理制度
从目前情况来看，一些房地产为了提高档案信息化管理水平和实现规范化管理，已经推出了电子档案管理相关制度。但是相对比其他行业的档案管理，房地产档案信息化管理情况相对特殊，管理方面也存在一定差异性。因此，在档案管理制度建设中，需要充分考虑到房地产行业的需求与特征，便于为房地产档案管理信息化工作提供助力。
而若想提高房地产档案管理规范性，保证档案管理信息化建设工作稳定推进，就需要建立健全关于电子档案收集、存储、转移等制度，让工作人员有章可依。并且还需要进行标准细化建设，加强完善有关规章制度，加强重视房地产档案管理信息化建设工作，提高房地产档案管理工作的地位^[4]。如此一来，可确保房地产档案管理信息化建设更顺利地推进，从而实现信息化建设发展目标。
（三）建立配套的房地产档案分析处理系统
为便于房地产其他部门随时调用房地产档案资料，同时满足相关部门对房地产资料的数据分析与政策制定要求，需要构建配套的房地产档案数据分析处理系统，为有效宏观调控房地产交易市场提供保障，促使政府部门和有关企事业单位制定并出台有关引导制度助力，以此有效管控房地产交易市场风险，推动房地产交易市场稳健发展^[4]。
结语：
总之，在当前社会中，信息技术被广泛应用于各行业中，房地产产业档案管理方面也因此受到较大影响，信息化建设将成为房地产档案管理的主要方向和趋势。所以，应以房地产行业发展为出发点，全面了解当前房地产档案管理信息化建设情况，采取科学合理的发展措施，建立高效的信息化管理系统，依托专业化的管理人才，提高档案管理效率与质量，增强档案服务水平，为房地产产业可持续发展打下基础。
参考文献：
[1]易桂平.房地产档案管理信息化建设的现状及对策[J].办公室业务,2019,000(007):53-53.
[2]赵二为.浅析房地产档案管理的信息化建设[J].房地产导刊,2019,000(003):30.
[3]杨明月.房地产档案管理信息化建设的现状及措施[J].房地产导刊,2019,000(030):14,253.
[4]贾路.房地产企业档案管理的信息化建设措施探讨[J].新丝路:上旬,2020,000(005):1-1.

房地产档案管理信息化建设策略

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